Odoo gezielt erweitern: Zeiterfassung als App für Mac, Windows, iPhone und Android

Es ist kurz vor sechs, der Rechner soll gleich aus – und die Stunden des Tages stehen noch nicht im System. Also Browser öffnen, in Odoo zur Zeiterfassung wechseln, Projekt suchen, Aufgabe wählen, Dauer eintragen. Wer das mehrmals am Tag tun müsste, tut es am Ende einmal pro Woche: am Freitagnachmittag, aus dem Gedächtnis. Und das Ausstempeln? Ist längst vergessen.

Odoo kann Zeiterfassung und Anwesenheit. Was im Alltag fehlt, ist der kurze Weg dorthin. Den haben wir gebaut: als App für Mac, Windows, iPhone und Android – kostenlos, ohne Eingriff in Odoo und mit offenem Quellcode für Mac und Windows.

Warum Zeiterfassung im Alltag hakt

Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Gebuchte Projektzeiten sind die Grundlage für Abrechnung und Nachkalkulation, und die Arbeitszeit müssen Arbeitgeber in Deutschland ohnehin erfassen: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass sie dafür ein System einführen müssen. Je mühsamer die Erfassung, desto lückenhafter die Daten – und desto mehr Stunden werden nie abgerechnet.

Odoo bringt dafür die Apps „Zeiterfassung“ und „Anwesenheiten“ mit. Sie sind gut durchdacht, laufen aber im Browser. Wer den Tag in anderen Programmen verbringt, beim Kunden sitzt oder unterwegs ist, öffnet Odoo nicht für jede halbe Stunde. Das Problem ist also selten die Software selbst, sondern der Weg dorthin.

Erst beraten, dann entwickeln

Bevor wir etwas entwickeln, schauen wir genau hin: Wo geht im Alltag Zeit verloren? Was kann der Standard bereits? Und mit welchem Eingriff erreicht man am meisten? Diese Fragen stehen am Anfang jeder Unternehmensberatung bei BM1 – im Gespräch mit den Menschen, die täglich mit einem System arbeiten.

Bei der Zeiterfassung saßen wir selbst auf der anderen Seite des Tisches. Nach unserem Umstieg auf Odoo fehlte uns die schnelle Erfassung, die wir gewohnt waren. Die Analyse war entsprechend kurz:

• Der Standard ist gut. Odoo bildet Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge, Anwesenheiten, Rechte und die Abrechnung sauber ab. Das nachzubauen, wäre Verschwendung.
• Der Zugang ist das Problem. Es fehlte ein Einstieg, der ohne Browser auskommt und in Sekunden erledigt ist.
• Die Lösung muss klein bleiben. Sie darf Odoo nicht verändern und muss jedes Update überstehen.

Entwickelt haben wir die Apps im eigenen Haus, so wie wir auch für unsere Kunden digitale Sonderentwicklungen umsetzen.

Zeiterfassung dort, wo gearbeitet wird

Statt die Mitarbeitenden zu Odoo zu schicken, bringen die Apps die Zeiterfassung dorthin, wo sie ohnehin sind:

• Mac: ein Uhrsymbol in der Menüleiste
• Windows: ein Symbol im Infobereich der Taskleiste
• iPhone und Android: eine App für unterwegs, beim Kunden oder auf der Baustelle

Ein Klick öffnet ein kompaktes Fenster. Projekt und Aufgabe wählen, kurz beschreiben, was man gemacht hat, Dauer eintragen – „1:30“, „1,5“ und „90 min“ versteht die App gleichermaßen. Der Eintrag landet sofort in Odoo. Darüber stehen die Anwesenheit und die Einträge des Tages mit Summe; ein- und ausgestempelt wird mit einem Klick.

Außerdem können die Apps:

• Einträge ändern, löschen und vergessene Tage nachtragen
• Zeiten und Pausen des Tages zeigen – und wie viel davon noch nicht auf Projekte gebucht ist
• mehrere Firmen in einem Odoo auseinanderhalten
• Zeiten auf Wunsch runden
• Deutsch, Englisch und Französisch, passend zur Sprache des Geräts

Neu ist der Projekt-Timer: starten, arbeiten, stoppen – gebucht. Er läuft weiter, auch wenn die App geschlossen ist. In der Mac-App von GitHub steckt er schon, die Windows-App bringt ihn von Anfang an mit, in die übrigen Stores kommt er mit den nächsten Updates.

Update-sicher über Odoos offizielle Schnittstelle

Für den laufenden Betrieb ist das die entscheidende Eigenschaft: Die Apps sprechen mit Odoo ausschließlich über die offizielle Schnittstelle für externe Programme, mit einem persönlichen API-Schlüssel und den Rechten des jeweiligen Benutzers. Auf dem Server wird nichts installiert und nichts angepasst. Ein Odoo-Update dreht deshalb nichts zurück. Die Apps funktionieren mit Odoo 17, 18 und 19, mit Community und Enterprise, ob selbst betrieben, auf Odoo.sh oder in Odoo Online.

Ebenso wichtig ist der Datenschutz. Die Apps senden uns nichts: keine Nutzungsstatistik, keine Werbung, kein Tracking. Sie verbinden sich verschlüsselt nur mit Ihrem eigenen Odoo. Der API-Schlüssel bleibt auf dem Gerät – im Schlüsselbund von Mac und iPhone, in der Anmeldeinformationsverwaltung von Windows und unter Android verschlüsselt mit einem Schlüssel aus dem Android-Keystore. Und wer erst einmal schauen möchte: Mit „demo“ als Server zeigt die App erfundene Beispieldaten, ganz ohne Odoo.

Passende Module: vom Stempeln bis zur Rechnung

Wo Odoo deutsche Anforderungen nicht von Haus aus abdeckt, haben wir Module ergänzt, ebenfalls kostenlos im Odoo Apps Store. Zwei davon passen direkt zur Zeiterfassung:

• Arbeitszeitgesetz: fügt die gesetzlichen Pausen ein, achtet auf die tägliche Höchstarbeitszeit und stempelt bei Erreichen aus. Die Apps erkennen diese Pausen.
• Stundennachweis auf Rechnungen: zeigt die abgerechneten Zeiten nach Aufgaben gruppiert auf der Rechnung, schaltbar je Kunde, Rechnung und Position.

Dazu kommen Module für die Einnahmenüberschussrechnung mit Anlage EÜR, den Umzug von Papierkram nach Odoo, die Briefanrede und Namenszusätze in der Anschrift. Die Module sind für Odoo 19 gebaut und als Alpha-Version gekennzeichnet.

Open Source: Code zum Nachlesen

Den Quellcode der Mac- und der Windows-App sowie aller Odoo-Module haben wir auf GitHub veröffentlicht, unter der freien Lizenz AGPL. Das hat handfeste Gründe:

• Vertrauen: Wer einer App den Zugang zu seinem Odoo gibt, kann nachlesen, was sie damit tut.
• Unabhängigkeit: Der Code bleibt verfügbar, auch für eigene Anpassungen. Niemand hängt an uns.
• Geben und Nehmen: Odoo ist in der Community-Edition selbst Open Source. Davon profitieren wir jeden Tag.

Es ist nicht unser erstes Projekt dieser Art: Auch unsere Erweiterung „Später senden“ für Zammad steht frei zur Verfügung.

Jetzt ausprobieren

Die Apps sind kostenlos. Zum Ausprobieren ohne eigenes Odoo tragen Sie als Server „demo“ ein.

Für Android und Windows folgen die Apps in Kürze bei Google Play und im Microsoft Store, die Mac-Fassung im Mac App Store ebenso. Für den Mac gibt es die App schon jetzt als Download auf GitHub.

Häufige Fragen

Was kostet die Zeiterfassung für Odoo?

Nichts. Die Apps sind kostenlos, ohne Abo, ohne Werbung und ohne In-App-Käufe.

Welche Odoo-Versionen werden unterstützt?

Odoo 17, 18 und 19, Community und Enterprise, selbst betrieben, auf Odoo.sh oder in Odoo Online. Nötig sind die Odoo-Apps Zeiterfassung und/oder Anwesenheiten, ein Benutzer, der mit einem Mitarbeiter verknüpft ist, und ein API-Schlüssel, den jeder Benutzer in seinen Odoo-Einstellungen selbst anlegt.

Können alle Mitarbeitenden mit der App stempeln?

Zeiten buchen kann jeder, der in Odoo eigene Zeiteinträge erfassen darf. Beim Stempeln ist Odoo strenger: Über die Schnittstelle dürfen nur Benutzer Anwesenheiten anlegen, die diese auch verwalten dürfen, etwa als eigener Anwesenheitsgenehmiger. Fehlt das Recht, zeigt die App die Anwesenheit an, und gestempelt wird weiter in Odoo.

Welche Daten erfasst die App?

Für uns keine. Die Apps senden uns nichts und verbinden sich nur mit Ihrem Odoo. Dort lesen sie Projekte, Aufgaben, die eigenen Zeiteinträge und Anwesenheiten und legen neue an. Verantwortlich für diese Daten ist der Betreiber Ihres Odoo, meist der Arbeitgeber.

Kann ich die App ohne Odoo testen?

Ja. Tragen Sie als Server „demo“ ein. Die App zeigt dann erfundene Projekte und Einträge; nichts davon verlässt das Gerät.

Erweitern Sie auch unser Odoo oder eine andere Software?

Ja. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme: Wo hakt es, was kann der Standard, wie greifen wir am wenigsten ein? Die Lösung entwickeln wir anschließend bei uns im Haus.

Sie haben eine Lücke in Ihrer Software?

Odoo ist nur ein Beispiel. Ob ERP, Ticketsystem, Shop oder Website: Oft fehlt nicht die Funktion, sondern der kurze Weg dorthin – oder ein kleines Stück, das der Standard nicht vorsieht. Ein Systemwechsel wäre dafür zu groß, sich damit abzufinden auf Dauer zu teuer.

Wir gehen in zwei Schritten vor. In der Unternehmensberatung klären wir, wo es hakt und welche Lösung sich lohnt – zum Beispiel mit einem Digitalisierungsfahrplan, den sich kleine und mittlere Unternehmen über das BAFA bezuschussen lassen können. Die Umsetzung ist ein eigener Auftrag: Wir entwickeln sie bei uns im Haus, als schlanke Erweiterung, die Ihr System nicht verändert und das nächste Update übersteht.

Odoo ist eine Marke der Odoo S.A. Die Apps und Module sind unabhängige Entwicklungen der Baumgärtner Marketing GmbH und stehen in keiner Verbindung zu Odoo S.A. Apple, das Apple-Logo, iPhone und Mac sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind. App Store und Mac App Store sind Dienstleistungsmarken der Apple Inc. Google Play, das Google Play-Logo und Android sind Marken von Google LLC. Microsoft, Windows und Microsoft Store sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. GitHub ist eine Marke von GitHub, Inc.