Agenturausschreibung und Briefing: Die 4 wichtigsten Erfolgsfaktoren, die 4 häufigsten Fehler
Eine sorgfältig verfasste Ausschreibung beziehungsweise ein exaktes Agenturbriefing gelten zu Recht als zentraler Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur. Sie bilden die Basis für den gemeinsamen Erfolg – oder eben auch für den Misserfolg. Und obwohl das wahrscheinlich alle Kommunikationsschaffenden sowohl auf Kunden- wie auf Agenturseite 1 : 1 unterschreiben würden, läuft bei Ausschreibung und Briefing doch immer wieder vieles falsch. Deshalb hier die nach unserer Einschätzung 4 wichtigsten Erfolgsfaktoren, die berücksichtigt werden sollten, und die 4 gravierendsten Fehler, die es zu vermeiden gilt.
Zunächst die 4 Erfolgsfaktoren:
Erfolgsfaktor 1: Ziele, Zielgruppen, Rahmenbedingungen und bereits getroffene Tool- oder Botschaftsvorentscheidungen klar definieren
Diese Informationen sind absolut elementar. Was möchten Sie unter welchen Bedingungen erreichen und wer soll Ihre Botschaft empfangen? Diese Informationen bilden den Ausgangspunkt für jede Strategie, die die Agentur entwickelt.
Erfolgsfaktor 2: Markenidentität klar vermitteln
Das Briefing sollte Ihre Marke und Ihre Identität klar darstellen (sofern die Agentur diese noch nicht kennt). Die Agentur muss Ihre Marke genau verstehen, um eine Kampagne zu erstellen, die Ihren Werten entspricht und bei Ihrer Zielgruppe Anklang findet.
Erfolgsfaktor 3: Budget und Zeitrahmen setzen
Ein klar definierter Budgetrahmen und ein realistischer Zeitplan sind essenziell. Sie helfen der Agentur, die Maßnahmen effizient zu planen und zu implementieren.
Erfolgsfaktor 4: Ansprechpartner*innen benennen, Kommunikation klären
Benennen Sie konkrete Ansprechpartner*inen, der der Agentur bei Fragen zur Verfügung steht. Diese Person*en sollten das Projekt, die Marke und die Ziele gut kennen.
Jetzt zu den – aus unserer Sicht – 4 gravierendsten Fehlern:
Fehler 1: Zu allgemeine Angaben
Vermeiden Sie allgemeine Aussagen und seien Sie so spezifisch wie möglich. Details sind das A und O, damit die Agentur Ihre Erwartungen erfüllen kann.
Fehler 2: Fehlende oder unklare Ziele
Unklare oder fehlende Zielvorgaben können zu Missverständnissen führen. Definieren Sie präzise, was Sie erreichen möchten.
Fehler 3: Unrealistische Erwartungen
Setzen Sie realistische Erwartungen in Bezug auf Budget, Zeitrahmen und Ergebnisse. Überhöhte Erwartungen führen zu Frustration auf beiden Seiten.
Fehler 4: Keine Feedback-Struktur
Ein fehlender Feedback-Prozess erschwert die Zusammenarbeit. Definieren Sie, wie und wann Feedback gegeben wird.
Eine detaillierte Ausschreibung beziehungsweise ein exaktes Agenturbriefing sind elementar, um das Potenzial der Zusammenarbeit bestmöglichauszuschöpfen. Nutzen Sie dieses Potenzial!
Und noch ein Tipp: Gute Agenturen – zufällig kennen wir da eine ????…- erstellen auf Wunsch auch ein schriftliches „Re-Briefing“. Das fasst in wenigen Stichpunkten zusammen, wie die Agentur das Briefing (bzw. die Ausschreibung) verstanden hat – vor allem dann, wenn auch noch „auf der Tonspur“ Informationen übermittelt werden, kann das überaus zielführend für beide Seiten sein!
